Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Merlin Material House Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.6.2026.
Rekisterinpitäjä
Merlin Material House Oy, Rusthollarinkatu 11, 02270 Espoo
y-tunnus 3614856-8
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Sami Meriläinen
Merlin Material House Oy, Rusthollarinkatu 11, 02270 Espoo
sähköposti: info@merlin.fi
puhelin: 040 551 0310
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste
Merlin Material House Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja vain niiltä osin kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet
Asiakkaan tai Merlin Material House Oy:n verkkopalvelujen käyttäjän eri yhteyksissä (esim. tuote- tai uutiskirjetilauksen tai verkkopalveluun rekisteröitymisen yhteydessä) Merlin Material House Oy:lle eri yhteyksissä antamia henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:
Etu- ja sukunimi/-nimet, asiointikieli
Yhteystiedot: laskutusosoite, toimitusosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, puhelinumerot
Yrityksen nimi ja Y-tunnus (jos kyseessä yritys)
Ostoihin liittyvät tiedot: asiakasnumero, ajankohdat, tilatut tuotteet, toimitustapa, tieto maksutavasta, reklamaatiot ja muu asiakasviestintä
Asiakkaan tilinumero (vain tilanteissa, joissa asiakkaalle tarvitsee palauttaa rahaa tilille)
Asiakaspalvelutiedot, asiakaspalvelun kanssa käyty viestintä (sähköpostit ja puhelut)
www-lomakkeilla ja sosiaalisen median palvelujen kautta lähetetyt tiedot
asiakastapaamisissa, tarjousten ja sopimusten yhteydessä luovutetut tiedot
Markkinointiin liittyvät tiedot: esim. osallistumistiedot kilpailuihin ja tapahtumiin
Lupatiedot, kuten tiedot markkinointiluvista tai muista henkilötietojen käyttämiseen liittyvistä luvista ja kielloista
Keräämme vain tietoja, joiden käsittely on tarpeen asiakkuuksien hoitamiseksi, liiketoiminnan kehittämiseksi, paremman asiakaskokemuksen varmistamiseksi eri kanavissa ja markkinointiviestinnän hoitamiseksi. Asiakkaan suostumuksella, siltä osin kun suostumus tarvitaan, rekisteriä voidaan käyttää myös uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja tiedotteiden lähettämistä varten.
Asiakasrekisteriin tallennetaan vähintään ne asiakkaan tiedot, jotka asiakas on antanut rekisteröitymisen tai oston yhteydessä. Rekisteriin tallennetaan myös käyttäjän itsensä tai Merlin Material House Oy:n lisäämät tai päivittämät tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia tietoja kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään, Merlin Material House Oy:n järjestelmistä ja palveluista, joita rekisteröity käyttää sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Tietoja voidaan myös kerätä ja päivittää yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi kun soveltuva lainsäädäntö velvoittaa luovuttamaan henkilötietoja. Henkilötietojen luovuttaminen voi olla tarpeen esimerkiksi viranomaisen pyynnöstä tai oikeusprosessin toteuttamiseksi. Merlin Material House Oy voi käyttää yhteistyökumppaneita ja tarvittaessa väliaikaisesti siirtää tietoturvallisesti asiakasrekisterin tietoja prosessoitavaksi, ja näissä tapauksissa kolmannen osapuolen haltuun siirretyt tiedot tuhotaan asianmukaisesti. Yhteistyökumppaneille ei muodostu omaa henkilörekisteriä luovutetuista tiedoista.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Merlin Material House Oy ei pääsääntöisesti siirrä tai käsittele tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Jos tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistetaan henkilötietojen suojan riittävä taso soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Merlin Material House Oy käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja asiakassuhteen ajan tai esim. uutiskirjeen tilauksen tai muun palvelun voimassaolon ajan. Tietoja voidaan säilyttää myös lainsäädännön nimenomaisesti edellyttämä tai lakisääteisten tai sopimusvelvoitteiden toteuttamisesta johtuva pidempi aika perustuen esimerkiksi takuu- ja kirjanpitovelvoitteisiin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisteriä säilytetään järjestelmissä, jotka ovat suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja palomuurein asianmukaisesti tietoturva-alan yleisten periaatteiden mukaisesti. Manuaalisesti käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin vain asianomaisilla on pääsy. Asiakasrekisteriin on pääsy vain niillä Merlin Material House Oy:n työntekijöillä, joiden työtehtävä tätä edellyttää.
Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaana sinulla on oikeus:
Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tämä ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kirjallisesti yllä määriteltyyn rekisterin ylläpitäjään. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus. Vastaamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo Merlin Material House Oy:n käsitelleen henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Merlin Material House Oy varaa oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi. Tietosuojaselosteen muutoksista ja päivityksistä tiedotetaan Merlin Material House Oy:n verkkosivuilla.